議事録を書くのが面倒だ

こんにちは、ゆーたすです。

皆さん、議事録書くのは好きですか？

……そんなわけない、ですかね笑　多くの人が嫌がっていますでしょうか。

ですが、議事録を作るのは、特に入りたての人にとって、コミュニケーション力を向上させるきっかけとなります。

ぜひ嫌がらず、とはいえ馬鹿正直に書くと時間ばかりかかるので、ほどほどに時短しつつ作る方法をお伝えします。

議事録を書くメリット

私は、議事録を書くことには存在感が高められるというメリットがあると思います。

もちろん、議事録を書く過程で、自分の考えを整理する力や、考えを誤りなく伝える文章を書く力、といった直接的なコミュニケーション力を高めることもできます。

しかし、私は、議事録のメリットはそれよりも、「この人からメールが来た」「この人からのメモを読んだ（できあがりはさておき）」と、あなたという存在が認知されること・覚えていただけることにあるのではないかと思います。

……そうすれば、今度は逆にあなたからも話しかけやすくなるのではないでしょうか。

結果として、コミュニケーションがやりやすくなっていくと思いますので、取り組む価値があると思います。

次に、なるべく短時間で議事メモを済ませるコツをお伝えします。

会議前——下書き・目次を作る

まず、会議が始まる前に、ざっくりとしたテーマを箇条書きしておきましょう。

……そんなのできない？

ざっくばらんな会議や、ブレインストーミングみたいなアイデア出しの会議ではそうかもしれませんが、基本的には議題が決まっているかと思います。

まずはそれを書いておきます。そして、最終的な完成形を書いてしまいます。下記のような感じで……

会議中——トピックごとの会話にまとめてメモする

上記で書いた①②③に相当しますが、「今どの話をしているのか？」を意識してメモをとりましょう。

この際は、前もお伝えしましたが、下手に情報を取捨選択すると後からわからなくなってしまうことがあるので、手が追いつく限り、すべての発言を書き留めましょう。

このとき、配付された資料に書き込むのもおすすめです。

配付資料は、基本的には何らかの議題に結びついて使われる資料ですので、そのままトピックに結びついたメモとなります。

会議後——絶対に当日中に送る覚悟を決める

最後に、議事録を送るのは「当日中」です。

これは、よっぽどのことがない限り守りましょう。

議事録の効果である「あなたの存在の認知」の効果が薄れてしまいます。

また、議事録は多くの場合、参加者の認識あわせという意味合いを持っています。

次の日になってしまうと、参加者それぞれ、もう自分の発言を忘れてしまっていますので、その意味合いが薄れてしまいがちです。

双方の意味で、是非早め早めに送りましょう。そのためにも上記の時短のコツを使いこなしましょう。

（おまけ）送付後——適宜、宿題の催促をする

これは、さらに認知を高めるための動きとなりますが、議事録に書いた「宿題」についてフォローを仕掛けていきましょう。

さすがに入りたてでは「○○さん、あれどうなっていますか？」というのはやりにくいと思いますが、少し慣れてきてとりまとめ役のようになってきたら、いずれ求められる動きですので、是非やってみてください。